Interview

Interview mit Dr. Oliver Hornung, Rechtsanwalt bei SKW Schwarz Rechtsanwälte

Die Digitalisierung beeinflusst auch unsere Arbeitswelt – Stichwort Mobiles Arbeiten. Welche Chancen und Herausforderungen sehen Sie hier für die Unternehmen?

Laut einer aktuellen Studie der Bitkom nutzen zwei Drittel aller Erwerbstätigen Smartphones oder Handys für ihre tägliche Arbeit. 45 % aller Erwerbstätigen arbeiten zumindest gelegentlich von zu Hause aus. Für 80 % von ihnen ist eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf der wichtigste Grund für ein Mobiles Arbeiten. Das Mobile Arbeiten gewinnt somit mehr und mehr an Bedeutung. Zum einen wegen der technologischen Dynamik und zum anderen weil es ein ganz offensichtliches Bedürfnis nach Flexibilität in der Arbeitswelt befriedigt. Neue Technologien ermöglichen das Arbeiten von nahezu jedem Ort der Welt aus. Daraus ist die Telearbeit entstanden, also die Arbeit von zu Hause aus („Homeoffice“), von unterwegs oder bei Kunden („Mobile Working“), mit Hilfe moderner Technologien wie Tablets, Smartphones etc. Die Vorteile liegen für Mitarbeiter und Unternehmen auf der Hand:

  • Mobiles Arbeiten hat für Unternehmen Kostenvorteile, wie z.B. weniger Kosten für Bürofläche und Energiekosten und gegebenenfalls eine höhere Produktivität der Mitarbeiter.
  • Für Mitarbeiter bedeutet Mobiles Arbeiten zeitliche und finanzielle Ersparnisse beim Arbeitsweg sowie größere persönliche Freiheit und die Befriedigung des Bedürfnisses nach Flexibilität, vor allem bei denjenigen Mitarbeitern, die Beruf und Familie vereinbaren wollen.

Dem stehen aber auch folgende rechtliche Herausforderungen gegenüber:

  • Regelungen zum Datenschutz und zur Datensicherheit sind zu beachten und ein Datenschutzkonzept inklusive Mobile Device Management muss entwickelt werden.
  • Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und das Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit sind beim Mobilen Arbeiten zu beachten.
  • Arbeitgeber müssen Arbeitsaufzeichnungen führen.
  • Weiterhin sind die gesetzlichen Bestimmungen über den Arbeitnehmerschutz einzuhalten.
  • Schließlich sind lizenzrechtliche Stolperfallen zu beachten, insbesondere, wenn Berufliches und Privates auf einem elektronischen Medium nicht voneinander getrennt werden. Unternehmen müssen daher klare Vereinbarungen und Kontrollmechanismen für Mobiles Arbeiten in der Arbeitswelt 4.0 treffen. Ein Mobile Device Management und entsprechende betriebliche Vereinbarungen sind ein Muss.

Können Sie etwas zum Datenschutz in diesem Zusammenhang sagen?

Das größte Sicherheits- und Haftungsrisiko bei der Verwendung von Smartphones oder Tablets sind der Datenverlust und Datendiebstahl, wobei hier Kundendaten, Mitarbeiterdaten sowie Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse von besonderer Relevanz sind. Unternehmen müssen daher im Rahmen eines Mobile Device Managements sicherstellen, dass Mitarbeiter strikt auf die Einhaltung des Datenschutzes, des Datengeheimnisses und die Wahrung von Geschäftsgeheimnissen verpflichtet werden. Regelungen zur Datensicherheit müssen Bestandteil eines Arbeitsvertrages sein. Bei Unternehmen mit einem Betriebsrat können solche Regelungen in einer Betriebsvereinbarung getroffen werden. Ganz elementar wichtig ist eine Trennung von beruflichen und privaten Daten, wenn der Mitarbeiter betriebliche mobile Endgeräte auch für eingeschränkte private Zwecke nutzen darf. Hier sind Containerlösungen zwingend erforderlich.

Aus Gründen der Datensicherheit ist es erforderlich, dass der Arbeitgeber die volle Verfügungsgewalt über die elektronischen Medien hat. Einsichts- und Kontrollrechte des Arbeitgebers müssen entweder in individuellen Nutzungsvereinbarungen mit den Arbeitnehmern festgelegt werden oder in Betriebsvereinbarungen, wenn in Unternehmen ein Betriebsrat existiert.

Neue Herausforderungen für ein Mobiles Arbeiten wird sicherlich die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) mit sich bringen, die ohne Übergangsfristen ab dem 25. Mai 2018 in allen EU-Mitgliedsstaaten gilt. In Deutschland löst die EU-DSGVO das bis dahin geltendes Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ab und ersetzt es vollständig. Auf nationaler Ebene gibt es dann neben der EU-DSGVO lediglich noch ein Anpassungs- beziehungsweise Umsetzungsgesetz, das aber nur in Ergänzung gilt.

Das Datenschutzniveau wird mit der EU-DSGVO an vielen Stellen weiter angehoben. Insbesondere bringt die EU-DSGVO neue Transparenz- und Dokumentationsanforderungen für Verantwortliche der Datenverarbeitung und Auftragsdatenverarbeiter mit sich. Die neuen Dokumentationspflichten lassen sich wie folgt zusammenfassen: Alles, was mit personenbezogenen Daten zu tun hat, muss zukünftig auch dokumentiert werden. Jede verantwortliche Stelle – und somit jedes Unternehmen – muss die Vorgaben der EU-DSGVO und deren Grundsätze einhalten und sie stets auf aktuellem Stand nachweisen können.

Sämtliche Konzepte für ein Mobiles Arbeiten in der Arbeitswelt 4.0 müssen daher bis zum 25. Mai 2018 an die neuen Anforderungen der EU-DSGVO angepasst werden. Andernfalls drohen Unternehmen hohe Bußgelder, die für ein Unternehmen sehr „schmerzhaft“ sein können. Je nachdem, gegen welche Vorschriften der EU-DSGVO verstoßen wurde, beträgt die maximale Geldbuße entweder 10 bis 20 Mio. Euro oder 2 % beziehungsweise 4 % des vom Unternehmen weltweit erwirtschafteten Jahresumsatzes im vorigen Geschäftsjahr.

Welche arbeitsrechtlichen Aspekte spielen eine Rolle?

Unternehmen müssen die Arbeitszeiten grundsätzlich genau aufzeichnen, sonst drohen hohe Bußgelder. Für Mitarbeiter in der mobilen Arbeitswelt gibt es allerdings technische und rechtliche Erleichterungen. Zeiterfassungsprogramme gibt es über Apps für das Smartphone oder Tablets. Dadurch kann die Zeiterfassung einfach und minutengenau entweder von zu Hause aus oder von unterwegs durchgeführt werden. Beim Mobile Working müssen Mitarbeiter bloß die Zeiten der täglichen Arbeitswelt aufzeichnen. Beginn und Ende der Arbeitszeit sind bei solchen Arbeiten nicht mehr relevant. Der flexiblen Arbeitszeit kommt beim Mobilen Arbeiten eine große Bedeutung zu und stellt Unternehmen vor große Herausforderungen.
Unternehmen müssen rechtlich haltbare Arbeitsformen und Arbeitszeitmodelle entwerfen, die auf die neuen Technologien abgestimmt sind und für das Unternehmen passen. Wenn es um flexible Arbeitszeiten geht, wird häufig der Begriff der Vertrauensarbeitszeit benutzt. Dabei verzichtet der Arbeitgeber auf die Kontrolle der Arbeitszeit. Er vertraut darauf, dass der Mitarbeiter seinen vertraglichen Verpflichtungen ohne Überprüfung nachkommt. Unternehmen sind aber gut beraten, ein Konzept der Vertrauensarbeitszeit zu entwickeln, das rechtlich haltbar ist.

Spielen auch lizenzrechtliche Aspekte eine Rolle?

Unternehmen müssen beim Mobilen Arbeiten in der Arbeitswelt 4.0 beachten, das gemäß § 99 Urheberrechtsgesetz (UrhG) der Verletzte seine bestehenden Rechte auch gegen Inhaber des Unternehmens geltend machen kann, wenn ein Mitarbeiter des Unternehmens eine Urheberrechtsverletzung begangen hat. In diesem Zusammenhang kommt es allein darauf an, dass das Ergebnis der rechtswidrigen Nutzung dem Unternehmen zugutekommt. Unerheblich ist, ob der Inhaber des Unternehmens von der Urheberrechtsverletzung wusste oder diese gar gegen seinen Willen erfolgte.

Ein Beispiel:

Ein Mitarbeiter installiert selbstständig ohne das Wissen des Unternehmens auf dem betrieblichen mobilen Endgerät nicht lizenzierte Software, welche der Mitarbeiter dann für dienstliche Zwecke nutzt. Oder der Mitarbeiter begeht ein unzulässiges Filesharing und verstößt gegen Urheberrechte von Rechteinhabern (z. B. Verwertungsgesellschaften der Musikindustrie etc.). Dies zeigt auf, dass lizenzrechtliche Fragestellungen bei der Nutzung von mobilen Endgeräten geklärt werden müssen. Ebenso müssen die Mitarbeiter entsprechend geschult und verpflichtet werden.

Sofern dem Mitarbeiter ein mobiles Endgerät zur Verfügung gestellt wird, welches er auch privat nutzen darf, muss des Weiteren darauf geachtet werden, dass entweder eine Installation von Programmen durch die Mitarbeiter nicht möglich ist oder das Unternehmen muss sich ein Recht zur Durchführung von regelmäßigen Software-Audits einräumen lassen. Zur Minimierung von Haftungsrisiken für das Unternehmen sind sämtliche Unternehmenslizenzen darauf zu überprüfen, ob von ihnen auch eine Nutzung zu privaten Zwecken des Mitarbeiters umfasst ist.

Was raten Sie Unternehmern, die Mobiles Arbeiten ihren Mitarbeitern ermöglichen wollen, damit sie sich möglichst rechtskonform verhalten?

Mobiles Arbeiten in der Arbeitswelt 4.0 erfordert ein Mobile Device Management und entsprechende Nutzungsvereinbarungen zwischen dem Unternehmen und den Mitarbeitern beziehungsweise Betriebsvereinbarungen, wenn im Unternehmen ein Betriebsrat existiert. Unternehmen müssen sich deswegen vor dem Einsatz von mobilen Endgeräten die rechtlichen Risiken – wie vorstehend aufgezeigt – bewusst machen. Nur wenn im Rahmen der Vorüberlegung festgestellt wird, dass die Risiken im Rahmen eines Mobile Device Managements mit einem Datenschutzkonzept durch technische und organisatorische Maßnahmen sicher beherrscht werden können und auch arbeitsrechtlich alle Schwierigkeiten gelöst worden sind, sollte das Unternehmen mobile Endgeräte an seine Mitarbeiter aushändigen.

 

 

 

 

 

 

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